Las reuniones de trabajo son un microcosmos que refleja la eficacia con la que una empresa gestiona sus recursos, entre otros: el tiempo, el dinero y el talento y es algo ¡que se aprende! ¿Cómo? Practicando las reuniones delegadas.

Las reuniones delegadas son una dinámica teórico-práctica para el trabajo en equipo que aportó al mundo productivo el experto francés Alain Cardon a comienzos del siglo XXI y que muchas empresas desconocen en su gigantesco poder transformador. Después de haber trabajado como consultor en múltiples países y compañías durante más de veinte años Alain Cardon diseñó la metodología de las reuniones delegadas como una muestra de la eficacia que puede alcanzar un grupo de profesionales que está realmente comprometido con la creación de un futuro empresarial mejor y para todos.

Las reuniones… ¿Son una pérdida de tiempo?

Ahora bien, en 2016 muchos trabajadores y directivos aún piensan que las reuniones son ¡una pérdida de tiempo! al constatar la ineficacia de los encuentros en torno a una mesa en la que casi siempre hablan los mismos, de parecidos temas, sin alcanzar decisiones que impacten en el desarrollo de la compañía a corto, medio o largo plazo.

¿Cómo se plantea una reunión eficaz?

En primer lugar, una reunión no será eficaz si no finaliza con la toma de decisiones cada una de las cuales será pilotada por un profesional de la compañía y estará cumplimentada en una fecha límite acordada entre todos. De este modo cada reunión se convierte en un pequeño “cuadro de mando”, ya que las personas saldrán de la reunión con ideas claras y precisas de los objetivos que persigue la empresa, de quién los impulsará, y en qué plazo habrán de ser alcanzados.

Entendido que cada reunión ha de finalizar en una hoja de ruta que contemple la totalidad de las decisiones, el piloto de cada una de ellas, y la fecha de su consecución, ¿cómo evitar desequilibrios entre los profesionales muy participativos y los más retraídos? ¿De qué manera propiciar el uso fértil del tiempo? Y ¿cómo establecer un proceso de mejora permanente -mediante el uso del feedback al cierre década encuentro-? Mediante la práctica de “roles de equipo” que son rotativos, excepto en el caso del decisor. Los roles del facilitador, escribano, experto, impulsa-decisiones, medidor del tiempo y coach de reunión aseguran la eficacia de cada encuentro propiciando que el microcosmos de cada reunión vaya expandiendo su radical practicidad al conjunto de la empresa (macrocosmos) y -de esa forma- transformándola hacia una cultura de corresponsabilidad, activa participación en las decisiones y los resultados, aprendizaje de competencias relevantes y mejora permanente. ¡Se acabaron las reuniones improductivas!

 
Azucena Vega Amuchástegui
Entrenadora senior ICF (USA) de líderes y equipos. Licenciada en Ciencias de la Información.

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