Habitualmente, los gerentes y directores de departamentos ocupan en torno al 60% de su jornada laboral en reuniones. El coste de estas reuniones, en las que suelen estar dos o más empleados implicados, representa entre el 7% y el 15% del presupuesto total del personal. Por esta razón, es muy importante que las empresas gestionen las reuniones de la manera más eficaz posible, en aras de que se convierta en una inversión.

Ahora bien, ¿cuántas reuniones son gestionadas adecuadamente? ¿Cuánto tiempo se desaprovecha en juntas y consejos mal planificados?

Según datos proporcionados por el periódico “eldiario.es”, nuestro país es el que más tiempo dedica a las reuniones e igualmente, el que más tiempo pierde en ellas. ¿Cómo podemos evitar esta pérdida de productividad?

 

Claves de una reunión improductiva

El primer paso consiste en identificar cuáles son las características que definen a una reunión improductiva. Es decir, qué trabas nos encontramos cuando queremos sacar partido de una reunión que se está celebrando y vemos que no está yendo por un buen cauce.

  • Falta de puntualidad. Además de ser una falta de respeto para aquellos que han llegado a su hora a la reunión, fomenta, a la larga, la impuntualidad en todo el equipo.
  • Parar la reunión. Ligado al punto anterior, estas pausas suelen hacerse para poner al día a aquellos que han acudido más tarde a la cita. ¿La consecuencia? Se pierde el hilo por completo
  • No queda claro el objetivo de la reunión. En ocasiones ocurre que se convocan reuniones sin un propósito concreto, un grave error ya que es el punto principal de cualquier encuentro.
  • Faltas de asistencia. Si se confirma la asistencia a una reunión, resulta muy improductivo no acudir a la misma, y sobre todo, si eres una persona muy implicada en el tema a tratar.
  • Monopolización de las reuniones. Hay veces que una o más personas tienden a cobrar demasiado protagonismo en las reuniones y no dejan al resto participar de manera equitativa. Esta situación hace que no fluyan las ideas y opiniones como deberían, afectando a la productividad de la reunión.
  • No se realiza un acta de reunión. Al finalizar la cita, es imprescindible que alguien escriba un acta o informe de la reunión, en el que se resuman los temas tratados y las conclusiones a las que se ha llegado. En caso contrario, será como si no se hubiese celebrado.

 

5 aspectos fundamentales para gestionar reuniones eficaces

Una vez que tenemos identificadas cuáles son las trabas a las que nos podemos enfrentar cuando organizamos o acudimos a una reunión, será más fácil determinar qué aspectos no pueden faltar a la hora de gestionar un encuentro de este tipo. ¿El objetivo? Darle calidad a nuestro tiempo invertido y mejorar nuestra productividad.

 

Definir el objetivo

¿Qué se espera conseguir en la reunión? Es necesario asegurarnos de que todos los asistentes a la cita están al corriente del objetivo de la reunión y están de acuerdo con el planteamiento de la misma. De esta manera, adecuarán su discurso al propósito de la misma y argumentarán debidamente su postura.

 

Definir la agenda

La estructura del encuentro es clave. Para ello, se deberán agrupar las cuestiones relacionadas para tratarlas de manera continuada, así como ordenar los temas a tratar según su importancia y urgencia. Un consejo: el primer y último punto de la reunión debe ser sobre temas de fácil consenso, de cara a comenzar y finalizar la reunión con un buen clima.

En cuanto a la duración de la reunión, se recomienda que no exceda las dos horas. En caso contrario, es aconsejable hacer un descanso de 15 minutos para despejar la mente.

 

Definir los medios y recursos necesarios

De cara a no interrumpir la reunión, es conveniente tener todos los materiales necesarios preparados antes de la misma: proyector, ordenadores, impresión de documentos, pizarra para anotar ideas. De lo contrario, la falta de los mismos solo ocasionará interrupciones innecesarias que harán perder el hilo de la conversación.

 

Nombrar a un moderador

Una figura clave de cualquier reunión es la del moderador o conductor. ¿Por qué? Esta persona será la encargada de poner fin a las discusiones en caso de no llegar a un acuerdo sobre un determinado tema, dar la palabra a los participantes, plantear el orden de los asuntos a tratar…

 

Establecer compromisos

Por último, y como un elemento clave a la hora de gestionar una reunión de manera eficaz, es primordial establecer los siguientes puntos: tareas a realizar, responsables de tareas y fechas para completarlas.

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